BAB II TUGAS, FUNGSI, DAN PERAN KEPEMIMPINAN

A.     Pendahuluan

Tugas pemimpin dalam suatu birokrasi sangat urgen dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sebagaimana yang diamanahkan administrasi. Oleh karena itu dapat diasumsikan bahwa efektivitas kepemimpinan yang bersangkutan merupakan suatu hal yang sangat urgen yang diharapkan oleh semua pihak yang berkepentingan dalam pencapaian tujuan birokrasi. Hicks & Gullet, (1996:493), mengatakan pimpinan yang efektif mampu memberikan pengarahan terhadap usaha semua pekerja dan pencapaian tujuan birokrasi. Tanpa pimpInan atau bimbingan, hubungan antara individu dengan tujuan birokrasi menjadi lemah (renggang). Hasil penelitian dari para pakar kepemimpinan menunjukkan bahwa efektivitas kepemimpinan seseorang pada akhirnya dinilai dengan menggunakan kemampuan mengambil keputusan sebagai kriteria utamanya. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa yang dimaksud dengan kemampuan mengambil keputusan tidak hanya diukur kuantitatif (jumlah) keputusan yang dilahirkan. Akan tetapi yang digunakan sebagai indikator adalah keputusan yang diambil bersifat praktis, realistis dan dapat diimplementasikan untuk mencapai tujuan birokrasi secara efisien dan efektif.

Dalam segala situasi pemimpin birokrasi memiliki peran yang sangat penting, pemimpin birokrasi merupakan simbol, panutan, pendorong, sekaligus sumber pengaruh, yang dapat mengarahkan berbagai kegiatan dan sumber daya birokrasi guna mencapai tujuannya. Tidak mengherankan begitu banyak studi yang telah dilakukan oleh ilmuwan tentang kepemimpinan, menghasilkan informasi dan analisis tentang pentingnya pengetahuan pemimpin, jadi apa pun alasannya kepemimpinan tetap relevan untuk dikaji sebagai peningkatan efisiensi dan efektivitas pelayanan publik. Mengingat dari berbagai hasil penelitian menunjukkan bahwa rendahnya kualitas pelayanan publik disebabkan oleh rendahnya kualitas pemimpinnya.

B.     Tugas Kepemimpinan

Tugas kepemimpinan (leadership function), pada dasarnya meliputi dua bidang utama, yaitu pencapaian tujuan birokrasi dan kekompakan orang yang dipimpinnya. Tugas yang berhubungan dengan pekerjaan disebut relationship funciton. Keating (1986:9), mengatakan bahwa tugas kepemimpinan yang berhubungan dengan kelompok yaitu: “(1) Memulai (initiating) yaitu usaha agar kelompok mulai kegiatan atau Gerakan tertentu. (2) Mengatur (regulating) yaitu Tindakan untuk mengatur arah dan melangkah kegiatan kelompok, (3) Memberitahu (informating) yaitu kegiatan memberikan informasi, data, fakta, dan pendapat yang diperlukan. (4) Mendukung (supporting) yaitu usaha untuk menerima gagasan, pendapat, usul dari bawah dan menyempurnakannya dengan menambah atau mengurangi untuk digunakan dalam rangka penyelesaian tugas Bersama. (5) Menilai (evaluating) yaitu Tindakan untuk menguji gagasan yang muncul atau cara kerja yang diambil menunjukkan konsekuensi-konsekuensinya dan untung ruginya. (6) Menyimpulkan (summarizing) yaitu kegiatan untuk mengumpulkan dan merumuskan gagasan, pendapat dan usul yang muncul, menyingkat lalu menyimpulkan sebagai landasan untuk memikirkan lebih lanjut”. Lebih lanjut Keating mengatakan bahwa tugas kepemimpinan yang berhubungan dengan kekompakan dalam kelompok antara lain, yaitu: “(1) Mendorong (ecourraging) yaitu bersikap hangat, bersahabat menerima orang-orang. (2) Mengungkapkan perasaan, (expressing feeling) yaitu Tindakan menyatakan perasaan terhadap kerja dan kekompakan kelompok, seperti rasa puas, rasa senang, rasa bangga, dan ikut seperasaan dengan orang-orang yang dipimpinnya pada waktu mengalami kesulitan, kegagalan, dan lain-lain. (3) Mendamaikan (harmonizing), yaitu Tindakan mempertemukan dan mendamaikan pendapat-pendapat yang berbeda dan menurunkan orang-orang yang bersitegang satu sama lain. (4) Mengalah (compromising), yaitu kemampuan untuk mengubah dan menyesuaikan pendapat dan perasaan sendiri dengan pendapat perasaan orang-orang yang dipimpinnya. (5) Memperlancar (gatekeeping), yaitu kesediaan membantu mempermudah keikutsertaan para anggota dalam kelompok, sehingga semua secara ikhlas menyumbangkan dan mengungkapkan gagasan-gagasan, dan (6) Memasang aturan main (setting standards),  yaitu Tindakan menyampaikan aturan dan tata tertib yang membantu kehidupan kelompok”.

C.      Fungsi Kepemimpinan

Stoner (1996:165), mengatakan bahwa fungsi kepemimpinan adalah agar seseorang beroperasi secara efektif kelompok memerlukan seseorang untuk melakukan dua hal fungsi utama, yaitu (1) Berhubungan dengan tugas atau memecahkan masalah, (2) Memelihara kelompok atau sosial, yaitu tindakan seperti menyelesaikan perselisihan dan memastikan bahwa individu merasa dihargai oleh kelompok. Selanjutnya Hicks & Gullet (1996:503), membagi delapan fungsi kepemimpinan , yaitu (1) pemimpin sebagai penengah, (2) pemimpin sebagai penganjur, (3) pemimpin sebagai pemenuhan tujuan, (4) pemimpin sebagai katalisator, (5) pemimpin sebagai pemberi jaminan, (6) pemimpin sebagai yang mewakili, (7) pemimpin sebagai pembangkit semangat, dan (8) pemimpin sebagai pemuji.

Sedangkan Rivai (2004:96), memberikan beberapa contoh tentang fungsi kepemimpinan, yaitu: (1) menciptakan visi dan rasa komunitas, (2) membantu mengembangkan komitmen dari pada sekedar memenuhinya, (3) menginspirasi kepercayaan, mengintegrasikan pandangan yang berlainan, (4) mendukung pembicaraan yang cakap melalui dialog, (5) membantu menggunakan pengaruh mereka, (6) memfasilitas, (7) memberi semangat pada yang lain, (8) menopang tim, dan (9) bertindak sebagai model.

Sedangkan fungsi kepemimpinan menurut Adair (2008:11), yaitu:

1.      Perencanaan yaitu (a) mencari semua informasi yang tersedia, (b) mendefinisikan tugas, (c) maksud, atau tujuan kelompok, (d) membuat rencana yang dapat terlaksana (dalam kerangka membuat keputusan yang tepat),

2.      Pemrakarsaan  yaitu (a) memberikan pengarahan pada kelompok mengenai sasaran dan rencana. (b) menjelaskan mengapa menetapkan sasaran atau rencana merupakan hal yang penting. (c) membagi tugas pada anggota kelompok. (d) Menetapkan standar kelompok.

3.      Pengendalian yaitu (a) Memelihara antara kelompok, (b) Mempengaruhi tempo, (c) Memastikan semua Tindakan diambil dalam upaya meraih tujuan, (d) Menjaga relevansi diskusi, dan (e) Mendorong kelompok mengambil Tindakan/keputusan.

4.      Pendukung yaitu (a) mengungkapkan pengakuan terhadap orang dan kontribusi mereka, (b) memberi semangat pada kelompok/Individu, (c) menciptakan semanta tim, (d) meredakan ketegangan dengan humor, (e) merukunkan perselisihan atau meminta orang lain menyelidikinya.

5.      Penginformasian yaitu (a) memperjelas tugas dan rencana, (b) memberikan informasi baru pada kelompok, seperti melihatkan mereka. (c) menerima informasi dari kelompok, (d) membuat ringkasan atas usul dan gagasan yang masuk akal

6.      Pengevaluasian yaitu (a) memperjelas tugas dan rencana, (b) menguji konsekuensi solusi yang diusulkan, (c) mengevaluasi prestasi kelompok, (d) membantu kelompok mengevaluasi sendiri prestasi mereka berdasarkan standar yang ada.

Fungsi kepemimpinan menurut Siagian (2003:48-70), yaitu: “(1) Pimpinan sebagai penentu arah, (2) Pimpinan sebagai wakil dan juru bicara birokrasi, (3) Pimpinan sebagai komunikator yang efektif, (4) Pimpinan sebagai mediator, (5) Pimpinan selaku integrator”. Untuk lebih jelasnya dapat dijelaskan sebagai berikut:

1.      Pimpinan sebagai penentu arah, yaitu setiap birokrasi, baik di bidang kenegaraan, keniagaan, politik, sosial dan birokrasi kemasyarakatan lainnya, diciptakan atau dibentuk sebagai wahana untuk mencapai tujuan tertentu baik yang sifatnya jangka Panjang, jangka pendek, yang tidak mungkin tercapai apabila tidak diusahakan dicapai oleh anggotanya yang bertindak sendiri-sendiri, tanpa ditentukan arah oleh pimpinan.

2.      Pimpinan sebagai Wakil dan Juru bicara birokrasi, yaitu dalam rangka mencapai tujuan, tidak ada birokrasi yang bergerak dalam suasana terisolasi. Artinya, tidak ada birokrasi yang akan mampu mencapai tujuannya tanpa memelihara hubungan yang baik dengan berbagai pihak di luar birokrasi itu sendiri, yaitu pihak stakeholder.

3.      Pimpinan Sebagai Komunikator, yaitu pemeliharaan baik ke luar maupun ke dalam dilaksanakan melalui proses komunikasi, baik secara lisan maupun secara tulisan. Berbagai kategori keputusan yang telah diambil disampaikan kepada para pelaksana melalui jalur komunikasi yang terdapat dalam birokrasi. Bahkan sesungguhnya interaksi yang terjadi diantara atasan sesama petugas pelaksana kegiatan operasional dimungkinkan terjadi dengan baik berkat terjadinya komunikasi yang efektif.

4.      Pimpinan sebagai mediator, yaitu dalam kehidupan birokrasi, selalu saja ada situasi konflik yang harus di atasi, baik dalam hubungan ke luar maupun dalam hubungan ke dalam birokrasi. Pembahasan tentang fungsi pimpinan sebagai mediator pada penyelesaian situasi konflik yang mungkin timbul dalam suatu birokrasi, tanpa mengurangi pentingnya situasi konflik yang mungkin dalam hubungan ke luar dihadapi dan diatasi. Dalam suatu birokrasi dapat timbul situasi dan faktor penyebabnya pun dapat beraneka ragam. Situasi konflik biasanya timbul karena tiga faktor, yaitu: (1) persepsi subjektif tentang kemungkinan timbulnya tantangan dan pihak lain dalam birokrasi, (2) kelangkaan sumber daya dan dana, (3) adanya situasi bahwa dalam birokrasi terdapat berbagai kepentingan yang diperkirakan tidak dapat atau sulit diserasikan.

5.      Peranan selaku Integrator, yaitu merupakan kenyataan dalam kehidupan birokrasi bahwa timbulnya kecenderungan berpikir dan bertindak berkotak-kotak di kalangan para anggota birokrasi dapat diakibatkan oleh sikap yang positif, tetapi mungkin pula karena sikap yang negatif. Dikatakan dapat bersifat positif karena adanya tekad dan kemauan keras di kalangan para anggota birokrasi yang tergabung dalam satu kelompok tertentu untuk berbuat seoptimal mungkin bagi birokrasi. Akan tetapi sikap demikian dapat mempunai dampak negatif bagai kehidupan birokrasi apabila dalam usha berbuat sebaik mungkin bagi birokrasi, para anggota birokrasi yang bersangkutan lupa bahwa keberhasilan satu kelompok yang bekerja sendirian belum menjamin keberhasilan birokrasi secara menyeluruh.

Selain fungsi-fungsi tersebut di atas, maka fungsi lain Kepemimpinan Birokrasi dapat dijelaskan sebagai berikut.

1.      Fungsi Perintah, yaitu fungsi kepemimpinan yang bersifat satu arah kepada yang dipimpinnya. Pemimpin birokrasi sebagai pengambil keputusan berfungsi memerintahkan pelaksanaannya kepada orang-orang yang dipimpinnya. Pemimpin sebagai komunikator merupakan pihak yang menentukan apa, kapan, di mana, dan bagaimana cara melakukan perintah tersebut. Fungsi ini tidak akan ada artinya tanpa kemampuan mengimplementasikan isi perintah tersebut. Hal ini sejalan dengan pengertian kepemimpinan yaitu kemampuan menggerakkan orang lain agar melaksanakan perintah atau keputusan yang telah ditetapkannya.

2.      Fungsi Konsultatif, yaitu fungsi kepemimpinan yang bersifat dua arah kepada yang dipimpinnya, meskipun pelaksanaan sangat tergantung pada pihak pemimpin. Ketika pemimpin akan mengambil suatu keputusan biasanya memerlukan beberapa pertimbangan yang mengharuskan berkonsultasi dengan orang-orang yang dipimpinnya. Konsultasi dapat dilakukan kepada orang-orang tertentu yang diyakini memiliki banyak informasi yang diperlukan dalam mengambil suatu keputusan. Konsultasi dilakukan untuk mendengarkan pendapat dan saran kepada semua unsur penting dalam suatu birokrasi. Fungsi konsultatif dapat diharapkan semua keputusan yang diambil oleh pemimpin mendapat dukungan dari orang yang dipimpinnya.

3.      Fungsi Partisipatif, yaitu fungsi kepemimpinan yang bersifat dua arah kepada yang dipimpinnya, tetapi juga berwujud pelaksanaan hubungan manusia yang efektif antara pemimpin dan yang dipimpinnya. Dalam fungsi ini pemimpin berusaha mengaktifkan orang-orang yang dipimpinnya, baik dalam keikutsertaan mengambil keputusan maupun dalam melaksanakan keputusan. Setiap orang yang  ada dalam birokrasi mempunyai kesempatan yang sama dalam ikut berpartisipasi dalam suatu kegiatan.

4.      Fungsi Delegasi, yaitu fungsi pemimpin untuk mendelegasikan wewenang untuk membuat, menetapkan, dan atau melaksanakan keputusan, baik melalui persetujuan maupun tanpa persetujuan pimpinan. Fungsi ini mengharuskan pemimpin memilah-milah tugas pokok birokrasinya dan mengevaluasi yang dapat dan tidak dapat didelegasikan pada orang-orang yang dipercayainya. Fungsi delegasi pimpinan pada dasarnya adalah kepercayaan pimpinan kepada bawahannya.

D.     Peran Kepemimpinan

Pemimpin berdasarkan konsep teoritis sebagaimana yang telah dikemukakan memiliki tanggung jawab yang besar baik dalam suatu birokrasi pemerintahan maupun swasta. Dengan demikian peranan pemimpin sangat penting dalam usaha mencapai tujuan suatu birokrasi, sehingga dapat diketahui keberhasilan atau kegagalan yang dialami, sebagian besar ditentukan oleh kualitas kepemimpinan. Sedangkan kepemimpinan menurut Sinambela (2006:106), terdiri atas 3 tingkatan yaitu: (1) pemimpin tingkat atas (top management), (2) pemimpin tingkat menengah (middle management), dan (3) pemimpin tingkat bawah (lower management).

Jika diklasifikasikan tingkat ini pada Lembaga Non Departemen dan Departemen di pemerintahan, yang disebut pemimpin tingkat atas adalah pejabat eselon I, sedangkan pemimpin tingkat menengah adalah pejabat eselon II dan III. Selanjutnya pemimpin tingkat bawah adalah pejabat eselon IV dan V. masing-masing klasifikasi atau tingkat pemimpin mempunyai tugas, fungsi, dan peran dalam birokrasi dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran birokrasi.

Berdasarkan berbagai pendapat dari pakar kepemimpinan, maka peran pemimpin birokrasi dapat dijelaskan sebagai berikut.

1.      Peran Pengambilan Keputusan, yaitu pemimpin birokrasi sebagai top manager khususnya, memiliki kewenangan mengambil keputusan . pengambilan keputusan merupakan pekerjaan manajerial yang memutuskan apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilakukan. Dalam hal ini menetapkan sasaran , proritas, strategi, struktur formal, alokasi sumber-sumber daya, pertunjukan tanggung jawab dan pengaturan kegiatan-kegiatan. Tujuannya adalah untuk memastikan pengorganisasian unit kerja yang efisien, koordinasi kegiatan-kegiatan, penggunaan sumber-sumber daya secara efisien, serta adaptasi kepada sebuah lingkungan yang berubah-ubah. Aspek yang paling penting dari kebanyakan bentuk pengambilan keputusan adalah memutuskan bagaimana mengalokasikan sumber-sumber daya di antara berbagai kegiatan sesuai dengan kepentingan relativenya (resource allocation), termasuk perencanaan pengembangan prosedur-proseder untuk menghindari masalah-masalah (potential problem analysis) dan pengembangan prosedur untuk melakukan tanggapan secara cepat dan efektif terhadap masalah-masalah krisis-krisis yang tidak dapat dihindari (contingency planning). Pertanyaan yang muncul kemudian adalah, sudahkah peran-peran stratejik pemimpin diterapkan pada birokrasi di Indonesia? Jawabannya tentu bervariasi dan sangatlah relatif. Artinya peran ini belum sepenuhnya dapat diadopsi oleh pemimpin birokrasi, baik sebagai peran antar pribadi, peran informasional, dan pengambilan keputusan belum sepenuhnya dilakukan sesuai dengan yang diidealkan.

2.      Peran mempengaruhi, yaitu: pemimpin birokrasi harus dapat memberikan pengaruh kepada bawahannya, sehingga mau bekerja sama dalam merealisasikan suatu program kerja. Pemimpin Birokrasi dapat mengembangkan berbagai Teknik mempengaruhi bawahan, dan ini sebenarnya mudah bagi pemimpin birokrasi publik karena kewenangan atasan sangat tinggi. Tetapi kalau hanya mengandalkan kewenangan semata-mata, juga tidak akan memberikan efek yang berarti terhadap bawahan. Pemimpin birokrasi dapat memodifikasi kewenangan dan keunggulan-keunggulan sifat yang dimiliki oleh seseorang pemimpin birokrasi. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar peran mempengaruhi bawahan yang efektif, yaitu: (a) Menjadikan seorang pemimpin birokrasi yang jujur, adil, terhadap semua bawahan tanpa pilih kasih, (b) berusaha memberikan contoh dalam bekerja dan bertindak, (c) Bersikap arif dan bijaksana terhadap bawah yang melakukan pelanggaran, (d) Senantiasa melibatkan bawahan dalam berbagai kegiatan, (e) Tumbubkan rasa percaya diri pada bawahan, bahwa mereka memiliki kemampuan dan etos kerja yang tinggi, dan (f) Usahakan bawahan tetap merasa dihargai, dengan menjadikan mereka sebagai partner atau tim kerja.

3.      Peran memotivasi, yaitu berkaitan dengan pemberian dorongan kepada pegawai untuk bekerja lebih giat. Hubungan pengaruh dan motivasi adalah kalau peran mempengaruhi efektif, maka peran memotivasi akan lebih mudah dilakukan. Sebaliknya jika pemimpin tidak mampu menanamkan pengaruh terhadap bawahannya, maka sulit baginya untuk melakukan motivasi. Dalam memotivasi hendaknya pemimpin memahami benar-benar karakter bawahan yang berbeda kemampuan, pengetahuan, dan perilaku.

4.      Peran antar pribadi, yaitu peran stratejik pada peran antar pribadi dalam kaitannya dengan kedudukannya sebagai pemimpin birokrasi, adalah sebagai figure atau tokoh yang cukup dihargai. Pemimpin harus menampilkan perilaku yang baik dan benar, seperti etos kerja yang tinggi, disiplin, dan sikap positif lainnya. Pemimpin birokrasi harus menempatkan diri sebagai penuntun, pemberdayaan dan pendorong bagi bawahannya.

5.      Peran informasional, yaitu peran informasional yang dimiliki seorang pemimpin birokrasi sangat strategis, mengingat pemimpin birokrasi adalah pemegang kunci, khususnya informasi tentang birokrasi yang dipimpinnya. Kemampuan komunikasi sangatlah diperlukan oleh seorang pemimpin agar dapat menjadi komunikator yang efektif. Peran informasional adalah menjelaskan kepada bawahan menyangkut rencana-rencana kebijakan-kebijakan, serta harapan peran, dan instruksi tentang cara pekerjaan harus dilakukan, tanggung jawab bagi para bawahan atau anggota tim, dan tujuan-tujuan kinerja dan otorisasi rencana Tindakan untuk mencapainya.

Peran ini tersebut di atas mempunyai bentuk, seperti menjawab sebuah permintaan informasi, mengadakan pertemuan untuk penjelasan kepada pendukung perkembangan-perkembangan baru, membuat laporan, mengirim pesan elektronik, menempatkan pesan-pesan pada pengumuman, mendistribusikan laporan berkala, menelepon seseorang untuk meneruskan informasi baru, dan menyampaikan dokumen-dokumen tertulis atau laporan kepada orang-orang dengan jalan lain tidak akan menerimanya.

Jadi dapat dikatakan bahwa tugas, fungsi, dan peran kepemimpinan dalam suatu birokrasi sangat urgen dalam rangka pencapaian tujuan, yaitu pelayanan yang dapat memberikan kepuasan kepada publik. Salah satu sifat yang harus dimiliki oleh pemimpin agar dapat menjalankan tugas, fungsi serta peran pemimpin yaitu Wibawa. Sedangkan wibawa yang dimaksud adalah wibawa pribadi bukan wibawa jabatan. Wibawa pribadi merupakan pelengkap mutlak bagi wibawa jabatan.